E-Business ist einer dieser Überbegriffe, unter dem man allerhand verstehen kann. Darunter fallen auch Begriffe wie e-Commerce, EDI, EAI, VMI (Vendor Management Inventory - Bestandführung liegt beim Lieferanten) und viele andere. Das Problem ist, dass viele der Begrifflichkeiten nicht eindeutig definiert sind. Sie können je nach Anwendung und Branche variieren. Darum möchten wir Ihnen in diesem Artikel ein Grundverständnis vermitteln und die wichtigsten Bezeichnungen erklären.
Was ist e-Business?
„Elektronische Geschäfte“, wie man e-Business übersetzen könnte, gibt nur einen geringen Hinweis darauf, welche Prozesse sich tatsächlich dahinter verstecken. Im Allgemeinen versteht man darunter alle Prozesse und Abläufe, bei denen Daten elektronisch von Anwendung zu Anwendung oder von Anwendung zu Mensch verarbeitet werden. Entscheidend ist, dass organisatorisch verschiedene Partner oder Anwendungen beteiligt sind. Angesichts dieser Einschränkung wird schnell klar, warum ein ERP-System oder eine Lagerverwaltung als Stand-Alone-Anwendung zunächst nichts mit e-Business zu tun hat.
Man kann den Bereich e-Business in drei wesentliche Teile untergliedern: EDI, EAI und e-Commerce. Was diese Teile voneinander unterscheidet und wo sie genutzt werden, erfahren Sie im folgenden Text.
E-Business ist keine quick-and-dirty-Lösung, da an der Einrichtung von e-Business-Prozessen viele Personen oder Abteilungen beteiligt sind. Angefangen von den Fachbereichen über die IT bis hin zu den Lieferanten von Software und Hardwaresystemen – alle müssen über ihre Aufgaben informiert und gesteuert werden. An dieser Stelle entsteht oftmals die eigentliche Problematik beim Aufbau des Systems. Deshalb ist es notwendig, dass ein Projektmanager die Anforderungen insgesamt nicht aus den Augen verliert und in der Lage ist, die einzelnen Glieder in der Verarbeitungskette richtig zu steuern. Das setzt allerdings eine Menge an Wissen und Erfahrung voraus. Ob ein e-Business-Projekt scheitert oder gelingt ist also nicht nur von den technischen Voraussetzungen abhängig. Vielmehr spielen dabei die korrekt definierten Geschäftsprozesse eine Rolle.
Was ist EDI?
EDI ist die Abkürzung für „Electronic Data Interchange“ und bedeutet Datenaustausch unter Nutzung elektronischer Transferverfahren. Einer der treibenden Gründe zur Entwicklung von EDI war, die Lieferkette oder „Supply Chain“ zu automatisieren und die Lagerhaltung an vielen Stellen zu verkürzen. EDI hat bei einigen den Ruf, veraltet oder nicht mehr zeitgemäß zu sein. Das ist jedoch so nicht korrekt. EDI-Prozesse laufen konsequent nach dem Motto „never change a running system“. Einmal eingerichtet und korrekt umgesetzt, laufen diese Prozesse vollautomatisch über viele Jahre. Oft wechselt sogar der Personalstamm in dieser Zeit und die neue Belegschaft ist sich nicht klar drüber, wo die Daten, mit denen sie arbeiten und auf deren Basis auch produziert wird, herkommen.
Von EDI spricht man immer dann, wenn zwei Partner Geschäftsprozesse elektronisch unterstützen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Kunde Bestellungen elektronisch an seinen Lieferanten schickt.
Kennzeichnend für EDI ist, dass in der Regel Maschinen miteinander sprechen und der Datenaustausch über die Grenze des eigenen Unternehmens hinweg erfolgt. Damit werden beim Empfang von Daten stupide Eingaben vermieden und es treten keine Erfassungsfehler auf. Außerdem ist die Übertragung von elektronischen Daten kostengünstiger als per Post und die Geschwindigkeit, mit der die Daten beim Empfänger ankommen, wesentlich höher.
Der Austausch von elektronischen Daten unter den Geschäftspartnern erfolgt gezielt für einen bestimmten Prozess, wie z. B. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen. In all diesen Beispielen ist klar was mit den Daten geschieht: Aus Bestellungen macht der Empfänger Aufträge, die er abarbeitet oder produziert. Lieferscheindaten kündigen an, welche Ware wann und wo ankommt und Rechnungen beinhalten die Fakturierung von erbrachter Leistung oder gelieferter Ware.
Die verwendeten Methoden, Formate und Übertragungswege der EDI-Prozesse sind in der Regel einfach und sehr strukturiert aufgebaut. Wichtig für einen erfolgreichen EDI-Prozess ist, dass jeder der beteiligten Partner (i. d. R. zwei) einen Vorteil hat. Erhält der Empfangende z. B. eine Bestellung, kann er diese direkt in sein Zielsystem (ERP-System) importieren und hat keinerlei manuellen Aufwand mehr. Das System prüft dann die Bestelldaten und erstellt einen Auftrag, der direkt abgearbeitet werden kann.
Obwohl das System schon viel vordefiniert hat und es auch Empfehlungen von Verbänden und Interessengemeinschaften gibt, obliegt es am Ende den Beteiligten, sich über Inhalte und Prozesse zu einigen. Unterscheiden sich die Erwartungen zu stark voneinander, setzt sich in der Regel der stärkere der beiden Partner mit seinen Anforderungen durch. Sie werden z. B. kaum bei einem großen Automobilhersteller oder Retailer Ihre Erwartungen durchsetzen können, wenn Sie nur einer von einigen tausend Lieferanten sind.
Allerdings hängen EDI-Projekte immer von der Mitarbeit beider Partner ab. Auch der größte Monopolist kann kein EDI für sich alleine einführen. Er braucht zwingend Mitspieler, um seine Ziele einer effektiveren Abwicklung realisieren zu können. EDI wird immer dann genutzt, wenn die Geschäftsprozesse klar definiert sind und deren Nutzung über viele Jahre geplant ist.
Ein weiteres deutliches Indiz für den Einsatz von EDI ist, dass die Anzahl der Partner überschaubar ist. Andernfalls lässt sich ein „klassisches“ EDI-Projekt nicht realisieren. Nehmen wir an, Sie möchten Ihre 350 Lieferanten anbinden und würden pro Lieferant im Idealfall 3 Tage benötigen, dann bräuchten Sie ca. 5 Jahre, um das vollständige Ergebnis zu erreichen. Das zeigt deutlich, dass an dieser Stelle andere Konzepte wie z. B. e-Commerce gefragt sind.
Was ist EAI?
„Enterprise Application Integration“, kurz EAI genannt, beschreibt vor allem den Datenaustausch von Applikation zu Applikation im eigenen Unternehmen. Erledigte man in der Vergangenheit die Anpassungen durch individuelle Programmierung, setzt man heute als elegantere Lösung e-Business-Systeme ein. Bei dem konventionellen Ansatz von früher stellt sich immer die Frage, wer sich anpasst und entsprechend programmiert. Das hat zur Folge, dass verschiedene Lösungsansätze innerhalb des Unternehmens entstehen und sich somit auch die programmierten Lösungswege unterscheiden. Dadurch kann sich schnell ein nicht mehr kontrollierbares Konstrukt entwickeln.
EAI ist kein neues Phänomen, nimmt aber durch den Einsatz immer detaillierter und spezifizierter Systeme in den Unternehmen zu. Wo es früher nur wenige Lösungen gab, können Sie heute auf sehr viele spezielle Lösungen zurückgreifen, z. B. die Nutzung von Basissystemen, wie ERP, Fibu, Lagerhaltung, Zeiterfassung und Produktion.
Der Einsatz von EAI ist relativ einfach zu erkennen: Bei der Realisierung haben Sie auf jeden Partner einen steuernden Einfluss. Entweder es handelt sich um eigene Applikationen oder Sie befinden sich automatisch im Kundenstatus, wenn Sie die Software eines Anbieters einsetzen. Somit obliegt es Ihnen zu entscheiden wer wann was tut.
Ohne Systemintegration lassen sich heute keine organisatorisch technischen Lösungen mehr aufbauen. Die starke Spezialisierung in allen Unternehmensbereichen fordert eine detailliert angepasste Technik, die alle Unternehmensdaten punktgenau zur Verfügung stellt. Dabei ist es wichtig, doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Verfolgt man diesen Ansatz konkret, gibt es für eine Information auch nur eine Datenquelle, deren Inhalte über EAI-Prozesse an alle weiteren Systeme verteilt werden.
Um solche Abläufe möglichst identisch und kontrollierbar sichtbar zu machen, nutzt man e-Business-Plattformen. Diese sind exakt dafür ausgelegt, sich an jedes System anpassen zu lassen ohne Änderungen vornehmen zu müssen. Entscheidend ist hier die Verantwortung des Systemherstellers, seine definierten Schnittstellen für die Daten-Ein- und Ausgabe zur Verfügung zu stellen.
Prozesse im EAI sollten immer unter dem Standpunkt „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ realisiert werden. Es ist wichtig zu erkennen bis wohin eine Integration erfolgt und ab wann man sich im Bereich der funktionellen Systemerweiterung befindet. Eine Möglichkeit dies zu erkennen hat man, wenn in der Integration Benutzereingaben oder Geschäftsprozessabläufe eine Rolle spielen. Denn bei der klassischen Integration werden i. d. R. nur unternehmensinterne Systeme auf technischer Basis miteinander verknüpft.
Was ist e-Commerce?
Der dritte Bereich im e-Business ist der Bereich des e-Commerce. Wie das Wort schon impliziert handelt es sich oftmals um das Thema Kommerz. Die bekannteste Ausprägung ist z. B. ein Shop im Internet. Typische Vertreter von e-Commerce sind allen durch Amazon, Alibaba etc. bekannt.
Hier können Prozesse aus dem Bereich EDI und EAI zum Einsatz kommen. Allerdings ist der grundlegende strategische Ansatz ein anderer Der Bereich e-Commerce lässt sich in weitere Bereiche unterteilen, entscheidend ist aber immer ein Kennzeichen: Es handelt sich um die Beziehung von einem Unternehmen zu vielen Partnern. So viele, dass es sich mit reinem EDI oder EAI nicht abbilden lässt. E-Commerce-Lösungen nutzen immer das Internet und bei dem eigentlichen Benutzer am anderen Ende handelt es sich um einen Menschen.
Bei e-Commerce ist es einfach, viele Partner einzubeziehen. Denn Sie als Betreiber geben alle Inhalte, Funktionen etc. vor. Damit spielt es vom Aufwand her keine Rolle, ob nun fünf Partner Ihre e-Commerce-Lösung nutzen oder 50.000. Die Menge der Partner hat lediglich Einfluss auf die dahinterliegende Technologie und Verarbeitungsgeschwindigkeit, die entsprechend angepasst werden. Müssen Sie z. B. zeitgleich Informationen an 50.000 Benutzer liefern, brauchen Sie schlanke, effiziente Prozesse und Ihr Server muss auf dieses Volumen ausgelegt sein.
In jedem Fall sollten Sie den Geschäftsprozess so sicher und fehlerfrei wie möglich gestalten, also freie Eingaben möglichst vermeiden. Beispielsweise wählen die Nutzer beim Einkauf im Internet Artikel aus, um sie in ihren Warenkorb zu legen. Sie werden aber nie eine Artikelnummer frei und ohne Prüfungen direkt in eine Bestellung eintragen.
Mit dem Einsatz von e-Commerce verlagert ein Unternehmen seine Datenhoheit so weit wie möglich nach außen, ohne jedoch die Kontrolle abzugeben. Oftmals ist auch die Intention, manuelle Erfassungsaufwände zu vermeiden. Für den Betreiber der e-Commerce-Lösung ist der Vorteil, dass z. B. eine Bestellung, die zuvor per Fax oder Mail ankam, nicht mehr im Unternehmen erfasst werden muss, sondern diese vom Kunden direkt an das System geschickt wird. Erfassungsfehler treten dadurch nur bei nicht vermeidbaren Eingaben auf, wie z. B. der Lieferadresse. Aber auch im Bereich e-Commerce gilt: Es funktioniert nur dann, wenn beide Seiten einen Vorteil haben. Der Betreiber hat den Vorteil des automatisierten Vorgangs. Der Vorteil des Nutzers muss allerdings vom Inhaber bedacht werden. Versetzen Sie sich dazu in die Lage des Kunden. Zum Beispiel geht der Besucher eines Internetshops davon aus, dass er seine Waren schnell und bequem erhält und dadurch eine Zeitersparnis hat, weil er nicht in den nächsten Laden fahren muss.
Schränkt man die Zahl der Teilnehmer eines e-Commerce-Systems ein oder muss die Freischaltung eines Teilnehmers zuvor beantragt werden, spricht man von Portal-Lösungen. Diese haben eine klare Abgrenzung, wer dieses Portal nutzen darf. In der Regel stehen hier Anbieter und Benutzer schon länger in einer Geschäftsbeziehung.
Überblick e-Business-Lösungen
Die Auswahl an e-Business-Systemen ist groß und richtet sich nach dem Geschäftsmodel, bei dem es eingesetzt wird. Für vollautomatische und konsequent laufende Prozesse über lange Zeit bei einer überschaubaren Anzahl von Partnern bietet sich EDI an. Der Austausch der Daten erfolgt gezielt für bestimmte Zwecke, wie z. B. Bestellungen oder Rechnungen.
Für einen internen Austausch von Daten von Anwendung zu Anwendung eignet sich EAI am besten. Durch eine starke Spezialisierung in allen Unternehmensbereichen wird eine detailliert angepasste Technik nötig, die EAI mit sich bringt. Außerdem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Prozesse und Partner zu steuern.
E-Commerce ist die Lösung für ein Unternehmen mit Kontakt zu vielen Partnern, wie es z. B. bei Onlineshops der Fall ist. Da Sie als Betreiber alle Inhalte, Funktionen usw. vorgeben, können Sie die Prozesse auf die Anzahl der Benutzer anpassen und optimieren.
Allgemein ist es wichtig, dass jede Partei einen Vorteil daraus zieht und die Möglichkeit von Eingabefehlern weitgehend reduziert wird. Wenn das gelingt, macht e-Business vor allem eines: Es vereinfacht und beschleunigt Geschäftsprozesse, bei denen elektronische Daten von Anwendung zu Anwendung oder von Anwendung zu Mensch verarbeitet werden und spart dadurch Zeit und Geld.
