Die Digitalisierung macht alles einfacher – haben Sie das auch schon viel zu oft gehört und standen dann bei der Umsetzung doch wieder vor einer Menge Fragen?
Gerade in Bezug auf internationale Geschäftsbeziehungen oder e-Rechnungen über Ländergrenzen hinweg gab es in der Vergangenheit viele Hürden. Die EU und Organisationen auf nationaler Ebene haben in den letzten Jahren einiges umgesetzt, um die Vorgänge einfacher, effektiver und transparenter zu machen. Dabei kamen leider viele neue Begriffe hinzu, die wir Ihnen heute kurz erklären wollen.
Einen Überblick zu elektronischen Rechnungen allgemein, den Vorteilen für Unternehmen sowie den rechtlichen Voraussetzungen finden Sie in unserem Artikel „Was Sie über elektronische Rechnungen und XRechnungen wissen müssen“.
Wen betrifft das überhaupt?
Die meisten der hier genannten Standards und Vorgaben gelten zunächst streng genommen nur für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen. In Deutschland werden diese ab 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen – mit gewissen Ausnahmen – elektronisch einzureichen. Mehr zu den offiziellen Vorgaben und dem Zeitplan lesen Sie in unserem Überblicksartikel.
Unternehmen, die nicht mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, müssen sich also noch nicht sofort darum kümmern. Allerdings sind die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands so deutlich, dass sich dieser schon bald auch für das B2B-Geschäft durchsetzen wird. Unternehmen profitieren also davon, sich schon frühzeitig damit auseinander zu setzen, um die individuell passendste Lösung zu finden.
e-Invoice
Der Begriff e-Invoice bzw. e-Invoicing oder auch elektronische Rechnung wird von der Europäischen Kommission in ihrer Richtlinie 2014/55/EU wie folgte definiert: „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“.
Im Sinne dieser Richtlinie ist also ein per Mail versandtes PDF einer Rechnung keine elektronische Rechnung bzw. e-Invoice.
Update August 2020: Inzwischen hat der Begriff e-Invoicing teilweise eine neue Bedeutung, mehr dazu erfahren Sie hier.
EN16931
Die EU selbst hat ihr semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnung in der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN 16931 festgelegt. Diese wurde vom CEN (Europäisches Komitee für Normung) entwickelt. Die Norm richtet sich vor allem an die öffentliche Verwaltung und sieht folgende Fristen für die Umsetzung vor:
- zentrale öffentliche Auftraggeber: 18. April 2019
- dezentrale öffentliche Auftraggeber: 18. April 2020
CORE und CIUS
In der Norm EN16931 wurden einige Informationen definiert, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Diese bilden „das Herzstück“ jeder Rechnung, die CORE Informationen. Diese können verpflichtend oder optional sein. Einige Beispiele:
- Name und Adresse von Käufer und Verkäufer
- Beschreibung der Leistung
- Rechnungsbetrag
- Zahlungsmöglichkeiten
Durch die Definition dieser Kernelemente wird sichergestellt, dass die elektronischen Rechnungen auch von unterschiedlichen Systemen automatisch ausgelesen werden können.
Es ist zulässig, diesen CORE an die spezifischen Bedürfnisse von Mitgliedsstaaten, Organisationen oder sogar Unternehmen anzupassen, indem zum Beispiel optionale Felder als verpflichtend definiert oder die Auswahlmöglichkeiten eingeschränkt werden. Dadurch entsteht eine CIUS (Core Invoice Usage Specification).
Ein Beispiel einer solchen CIUS ist der Standard XRechnung, den die Bundesregierung definiert hat. Ein CIUS ist mit dem europäischen Standard konform bzw. „compliant“.
Es ist ebenfalls zulässig, durch die gegenseitige Vereinbarung mit Geschäftspartnern zusätzliche Informationen verpflichtend zu machen. Diese Erweiterungen oder „extensions“ fallen allerdings nicht mehr unter die EU-Norm und müssen jeweils einzeln ausgehandelt werden.
XRechnung
Die Bundesregierung hat die Richtlinie 2014/55/EU und die Norm EN 16931 mit dem Standard XRechnung umgesetzt. Das Datenmodel basiert auf dem XML-Format, wobei der Standard aus folgenden Teilen besteht:
- Dokumentation des Standards XRechnung als PDF-Dokument
- Technische Mittel zur Validierung der ergänzenden nationalen Geschäftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien
- Technische Repräsentation von Codelisten im OASIS-Standard „Genericode 1.0“
- Open Source-Referenzimplementierung zur Prüfung eines XML-Dokuments auf Konformität zum Standard XRechnung
- Testnachrichten
- Technische Unterstützung zur Visualisierung
Wenn eine elektronische Rechnung als XML-Dokument exportiert, übermittelt und empfangen wird und wenn sie ausschließlich das semantische Datenmodell des Standards XRechnung verwendet, gilt sie als konform mit dem XRechnungs-Standard. Sobald die Rechnung die maschinelle Konformitätsprüfung und ggf. eine Konformitätsbewertung erfolgreich bestanden hat, muss sie auch angenommen werden.
Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch einzureichen. Ausnahmen gelten für Rechnungsbeträge unter 1.000,- € sowie für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten.
Eine Übersicht der vorgeschriebenen und optionalen Inhalte für eine XRechnung können Sie sich hier herunterladen.
ZUGFeRD 2.0
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Die aktuelle Variante 2.0, die seit März 2019 allen Institutionen und Unternehmen kostenlos zur Verfügung steht, ist konform mit dem deutschen Standard XRechnung und dem europäischen Standard EU 16931. Weitere Informationen zu ZUGFeRD finden Sie in unserem Detail-Artikel.
Factur-X
Factur-X ist die deutsch-französische Variante von ZUGFeRD 2.0 und damit ebenfalls konform zu XRechnung und EU 16931.
PEPPOL
Kurz gesagt ist PEPPOL ein EDI-Protokoll, dass im Auftrag der Europäischen Kommission entwickelt wurde, um die Vergabe öffentlicher Aufträge europaweit zu vereinfachen und transparenter zu machen.
Es bietet seit 2012 einen Standard für die Übermittlung von elektronischen Bestellungen, Rechnungen, Versandbestätigungen und mehr. Dabei werden bestehende Systeme integriert: PEPPOL ermöglicht die reibungslose Kommunikation zwischen diesen Software-Lösungen und nationalen e-Procurement-Standards.
Wer mehr dazu wissen möchte, wird in unserem Detail-Artikel zu PEPPOL fündig.
Konkrete Umsetzung
Um zu entscheiden, wann, wie und mit welchem System auf die elektronische Rechnung umgestellt werden soll, müssen die jeweiligen Geschäftsprozesse und Besonderheiten von Unternehmen betrachtet werden. Häufig sind bereits Software-Lösungen vorhanden, die eine einfache Umstellung erlauben. Es hat sich bewährt, ein Projektteam mit Beteiligten aus allen Abteilungen einzurichten, die mit der Rechnungsstellung und Bearbeitung zu tun haben. Im Zuge dessen lassen sich auch andere Prozesse automatisieren, zum Beispiel im Einkauf oder Vertrieb.
Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie die Einführung von e-Rechnungen reibungslos funktioniert, laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter! Bei der Auswahl der passenden Software und der Planung der konkreten Umsetzung beraten wir Sie gerne!
