Eingangsrechnungen auslesen per OCR – oder darf es etwas mehr sein?
Das Thema elektronische Rechnungen gibt es in diversen Ausprägungen. Wir möchten Sie in diesem Blogbeitrag für das Thema der eingehenden Kreditorenrechnungen sensibilisieren. Denn gerade in diesem Bereich gibt es in vielen Betrieben wenig Automation und Unterstützung, wodurch sehr viel Einsparungspotential ungenutzt bleibt.
In Ihrem Unternehmen kommen täglich diverse Rechnungen an, deren Zahlung zu klären ist. Dabei kann relativ einfach unterschieden werden, was von A, B oder C-Lieferanten stammt. Wir beziehen uns bei dieser Einteilung allerdings nicht auf die Klassifizierung des Einkaufs, sondern teilen die Lieferanten nach der Art ein, in der sie mit Ihrem Unternehmen verbunden sind.
- Typ A
Dies sind Lieferanten die unmittelbar in Ihren Produktionszyklus oder Dienstleistungsumfang eingebunden sind. Sie stellen aus Ihrer Sicht z. B. eine verlängerte Werkbank dar oder liefern Teilkomponenten. - Typ B
Sind Lieferanten, welche regelmäßig – vielleicht auch in größeren Abständen – Waren und Leistungen an Sie liefern, beispielsweise Wartungsdienste, Verbrauchsmaterialien etc. - Typ C
Hierunter fallen Lieferanten, die selten oder nur einmalig Rechnungen an Ihr Unternehmen stellen. Dies kann ein Bewirtungsbeleg Ihres Chefs sein oder auch ein Einkauf von speziellen Artikeln, die vielleicht nur einmal benötigt wurden.
Entsprechend dieser Einteilung kann man sich schon vorstellen, dass die Rechnungsprüfung von A-Lieferanten einfach ist, die von C-Lieferanten unter Umständen wesentlich mehr Aufwand verursacht. Hinzu kommt – und das ist maßgeblich für eine Rechnungsprüfung – ob Sie die Ware zuvor bestellen oder Sie in einem besonderen Vertrauensverhältnis mit Ihrem Lieferanten arbeiten und er einfach zum Zeitpunkt X eine Rechnung über geleistete Arbeit oder gelieferte Artikel sendet.
Bei Typ-A-Lieferanten sollte man möglichst den Weg beschreiten, elektronische Daten auszutauschen. Dies heißt, dass die Daten direkt von Anwendung zu Anwendung ausgetauscht werden, eineindeutig sind und keine menschliche Interpretation notwendig ist.
Dennoch ist es nicht möglich, mit jedem der Lieferanten solch einen Prozess zu implementieren. Manchmal sind die Lieferanten zu klein oder die Belegfrequenz (wie häufig kommen Rechnungen) zu niedrig. In diesem Falle erhalten Sie eine nicht elektronische Rechnung, also im einfachsten Fall ein PDF oder gar eine Papierrechnung. In beiden Fällen müssen die Belege durch einen Menschen gelesen, interpretiert und verstanden werden und dann im Weitern verarbeitet. Im einfachsten Fall werden diese direkt bezahlt, wesentlich häufiger jedoch sind die Belege in der Kreditorenbuchhaltung zu erfassen, zu prüfen und dann zur Zahlung freizugeben. Die Finanzbuchhaltung benötigt hier eindeutige und wichtige Informationen, um Kenndaten zu erhalten.
Diese manuelle Arbeit ist aufwendig, fehlerbehaftet und bietet keinerlei Optimierungspotential. So kann es leicht dazu kommen, dass eine eingehende Rechnung bis zu Zahlungsfreigabe bis zu 16 € Aufwand erzeugt.
Wie kann der Prozess unterstützt werden?
Inzwischen gibt es verschiedene Möglichkeiten, diesen manuellen Prozess ganz oder teilweise durch Technik zu ersetzen und ggf. zu automatisieren.
Native OCR (Optical Character Recognition)
In jedem Falle muss das Lesen der Rechnung erfolgen. Hierzu nutzen alle Anbieter die OCR (Optical Character Recognition), ein Verfahren zur Texterkennung. Allerdings gibt es in diesem Bereich sehr große Unterschiede in der Leistungsfähigkeit. Denn es ist durchaus wichtig, ob man eine 8 oder ein B liest. Es gibt im Markt diverse Firmen, die solche Programme anbieten. Im professionellen Einsatz merkt man sehr schnell, welche Tools tatsächlich geeignet sind und welche eher den Stempel „Spielerei“ verdienen.
Ein reines Auslesen der Dokumente ist zwar der erste Schritt, um die Informationen digital zu erfassen, jedoch braucht man einiges mehr an Wissen, um die Inhalte richtig zu deuten. Dieser Schritt der OCR-Erkennung ersetzt also zunächst die manuelle Erfassung der Informationen aus dem Beleg, aber noch nicht die Interpretation dessen, was dort aufgenommen wurde.
OCR Belegerfassung
Im Falle der Vereinnahmung von Kreditorenrechnungen, oder auch anderen Belegen, ist aber die reine Texterkennung durch OCR nicht ausreichend. Um zu beurteilen, ob der durch OCR erfasste Beleg, z. B. eine Rechnung, korrekt ist, werden noch weitere Informationen benötigt. So erkennt ein Sachbearbeiter schon durch sein Fachwissen und seine Erfahrung, welchen Beleg er vor sich hat. Er kennt z. B. den Lieferanten, weiß die durchschnittlichen Rechnungsbeträge, kann die berechnete Leistung oder den Artikel zuordnen etc.
Dieses Wissen ist bei einer nativen OCR-Erkennung nicht vorhanden. Um diese Informationen bei der Digitalisierung mitzugeben, ist es notwendig, dass gewissen Logiken einen bestimmten Zusammenhang herstellen. Daher ist es erforderlich, die gelesenen Informationen zu interpretieren. Bei der Softwarelösung für eingehende Rechnungen werden also Algorithmen verwendet, die sich auf Informationen in einer Rechnung beziehen. Auf einem Beleg gibt es viele Informationen wie Umsatzsteuer-ID, Adresse etc., welche im Abgleich mit den Stammdaten (z. B. Informationen zu Kreditoren etc.) herangezogen werden können, um zu erkennen, welcher Lieferant die Rechnung gesendet hat. Je mehr der ausgelesenen Informationen mit den gelisteten übereinstimmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um einen bestimmten Lieferanten handelt.
Noch ein Hinweis: Werden alle ankommenden Belege (PDF oder Papier via Scan) in solch eine Belegerkennung übertragen, spricht man von einem Klassifizierungsprozess. Dies ist vergleichbar mit der Posteingangsstelle in einem Unternehmen, die jegliche Korrespondenz öffnet und in der Lage ist, einzuordnen, um was es sich hier handelt.
BPA (Business Process Automation)
Der Schritt vom reinen Erkennen der Beleginhalte zu deren Interpretation bedingt eine Integrationsleistung. Diese kann von der einfachen Stammdatenversorgung (siehe Punkt OCR Belegerfassung) bis in sehr konkrete Details gehen. In einigen auf dem Markt befindlichen Lösungen ist dies für bestimmte Systeme (SAP, Baan, …) schon vorhanden. Will man jedoch flexibel aufgestellt sein, muss diese Integration offen im technischen Ansatz und parametrisierbar sein.
Hierzu werden, z. B. durch ein e-Business-System, die zur besseren Erkennung notwendigen Informationen wie Kreditorenstammdaten, Artikelstammdaten, Lieferantenbestellungen etc. angezogen. Durch diese vorliegenden Informationen wird die Erkennung der Rechnungsinhalte maßgeblich erhöht. Auch diese Informationen sind i. d. R. nicht starr und sollten als zyklischer Prozess immer up-to-date gehalten werden. Zusätzlich können bei Bedarf schon im Vorfeld Prüfungen durchgeführt werden, ob die Beträge der Rechnungen stimmig sind, etc.
Um aber eine möglichst große technische Unterstützung zu haben, ist es sinnvoll, die Verarbeitung der eingehenden Belege (Rechnungen) bestmöglich zu automatisieren. Damit ist nicht nur die Belegerfassung, sondern auch deren weitere Verarbeitung inklusive der Aufbereitung für das Zielsystem gemeint, ebenso wie die möglichen Prüfungen zu den vorhergehenden Prozessen, welche i. d. R. im ERP laufen sollten, aber auch durch eine e-Business-Lösung abgebildet werden könnten.
Im konkreten Fall der eingehenden Lieferantenrechnungen kann dann also beurteilt werden, ob die Rechnung korrekt ist, wenn die Leistung so bestellt wurde, die Lieferung vollständig war und der Preis übereinstimmt. Genau diesen Zusammenhang gilt es automatisiert zu prüfen, damit sich der Sachbearbeiter mit den Rechnungen beschäftigen kann, die unstimmig sind.
Auch ist es sinnvoll, bei hohem Belegaufkommen eine Eskalationsstrategie aufgrund der durchgeführten Prüfungen zu etablieren. So kann eine in sich unstimmige Rechnung postwendend an den Lieferanten zurückgesendet werden mit der Aufforderung, den Fehler zu beheben.
Fazit
PDF-Rechnungen per Mail bieten natürlich schon Vorteile gegenüber der papierhaften Verarbeitung. Letztlich sind es aber dennoch manuelle Belege in einer elektronischen Darstellung. OCR kann hier ein Einstieg in die digitale Verarbeitung sein. Doch eine professionelle Lösung muss mit weiteren Informationen gefüttert werden, um den Status der ankommenden Rechnung als korrekt zu markieren.
Schließlich geht es um die Zahlung der Rechnung und damit um Geld, das ausgegeben wird und die eigene Liquidität schmälert. Durch die Automatisierung ist in diesem Bereich ein hohes Einsparungspotential vorhanden, welche es zu nutzen gilt.
Die technischen Anforderungen im Einzelnen werden schnell komplex und teuer. Dennoch gibt es mittlerweile auch Cloud-basierende Lösungen auf dem Markt, mit denen man sehr schnell zum Ziel kommt. Voraussetzung ist auch hier eine gute Beratung und Betreuung über den kompletten Prozessablauf.
