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Datenkonsistenz und Fehlerbehandlung

Für einen reibungslosen Ablauf

Sonderfunktionen

Damit die Daten reibungslos von Ihnen oder Ihrem Kunden verarbeitet werden können, habe wir diverse Lösungen entwickelt, um vorab fehlerhafte Daten für Sie auszusortieren. Im Fehlerfall können Sie auch direkt informiert werden (z. B. per E-Mail oder auch speziell an Ihre Anforderungen erstellte Eskalationsroutinen). 

Datenkonsistenz

Unter anderem können folgende Aktionen automatisch ausgeführt werden:

  • Entfernung von Null-Rechnungen
  • Aussortierung von Belegen ohne Position
  • Dubletten-Prüfung
  • Schemaprüfung
  • Inhaltliche Prüfung


Fehlerbehandlung

Sollten bei der Verarbeitung der Daten Fehler auftreten, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese zu behandeln. 

  • Fehlerhafte Belege kontrolliert entfernen und restliche Belege verarbeiten
  • PDF-Fehlermeldung mit ausführlicher Beschreibung für jeden fehlerhaften Beleg (setzt definierte Prüfung voraus)
  • PDF-Fehlerbericht direkt an den Absender mit Ihren Firmenkennungen (z. B. Logo)
  • Aufbau kundenspezifischer Eskalationsroutinen

Die Behebung von Fehlern wird nach tatsächlichem Aufwand mit einer Taktung von 5 Minuten berechnet. Wiederkehrende Fehler werden in Zusammenarbeit mit dem Kunden analysiert und abgestellt.


Verbesserung der Datenqualität

Falls Sie oder Ihre Kunden uns keine vollständigen Daten liefern können, besteht die Möglichkeit, die Daten anhand vordefinierter Anreicherungstabellen zu komplettieren. Beispiele für diese Anreicherung der Stammdaten sind:

  • Umsetzung von internen Partnerkennungen zur Kennungen des Marktes
  • Anreicherung aus vorhergehenden Dokumenten, z. B. Übernahme der originalen Bestellposition in die Rechnung
  • Zufügen von Zeitstempeln wenn notwendig
  • Ermitteln von Lieferzeiten (sofern kalkulierbar)
  • Kumulieren und Prüfen von Beträgen

Generierung von EDI-Rechnungslisten bzw. Sammeldokumenten

Einige Kunden verlangen noch heute die Übermittlung von Sammelrechnungen mitsamt einer Rechnungsliste. Diese erstellen wir für Sie auf Basis von Einzeldokumenten. Es wird eine eindeutige Rechnungslisten-Kennung generiert und alle übermittelten Rechnungen aufsummiert und als inhaltlich korrekte Rechnungsliste gewandelt. Die ID der Rechnungsliste erhalten Sie vom Rechenzentrum automatisch für die Ablage in der Finanzbuchhaltung. Somit ist gewährleistet, dass die ausgehende Rechnungsliste vollständig und korrekt ist. Dadurch wird vermieden, dass Zahlungen aufgrund eines einzelnen Beleges zurückgehalten werden. Dies führt zu einer verbesserten Liquidität. 

 

Lösungen bei eingeschränkte EDI-Möglichkeiten

Sie bzw. Ihre Kunden haben nicht die technischen Voraussetzungen, um die Daten elektronisch verarbeiten zu können? Wir bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten an, damit Sie oder Ihre Kunden nicht auf „EDI“ verzichten müssen.

  • Generierung von PDF-Belegen
  • Generierung von CSV-Daten
  • Aufbereitung der Daten in Excel-Tabellen
  • Vereinnahmung von nicht elektronischen Rechnungen (Papier, PDF, ….)