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Anleitung für das eM-DAZ Dashboard

Erläuterung der Funktionen und Handhabung

DAZ-Dashboard Hilfe

Das DAZ-Dashboard ist Ihr individueller Blick auf Ihre Daten im Rechenzentrum DAZ (DatenAustauschZentrum). Wir liefern Ihnen mit diesem Monitoringtoll die Möglichkeit jederzeit und von überall Ihre Belege zu kontrollieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit die Daten und Belege anzuschauen und herunter zu laden. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Handhabung des Dashboards.

Das Dasboard zeigt Ihnen den Status jedes einzelnen Beleges. Auch wenn mehrere Belege in einer Datei oder Übertragung kommuniziert wurden werden diese für die Verbeitung auf Einzelbelegebene getrennt. Somit kann auch der Fachbereich direkt nach Dokumentennummern (Bestellnummer, Rechnungsnummer, etc.) suchen.

Login

Um einen Blick auf die Verarbeitung Ihrer Belege zu werfen loggen SIe sich mit Ihrem Benutzer ein. Die Anlage der Benutzer wird durch uns vorgenommen. Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzer (ihre Mailadresse mit der wir Sie bei der Initialisierung anschreiben) auf der Seite https://dashboard.e-manager-gmbh.de/ ein.

Screenshot des DAZ Login Fensters

Screenshot des DAZ Logout Fensters Nachdem Login, sehen Sie rechts oben am Bildschirm wer angemeldet ist, sowie das Hilfe-Menu und Logout.

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben dann tragen Sie ein Leerzeichen als User ein, es erscheint die Aufforderung in der Sie Ihre Mailadresse (die wir in der Registrierung hinterlegt haben) eintragen. Es wird Ihnen dann ein Link für die Passwortrücksetzung zugesendet.

Screenshot Fehlermeldung bei DAZ Login

Anschließend finden Sie in Ihrem Posteingang die Mail mit dem Link für die neue Passwortvergabe.

Screenshot Bestätigungsmail und Aufforderung zur Passwort Vergabe nach DAZ Login

Wenn Sie auf den Reset-Link klicken können Sie sich eine neues Passwort vergeben. Bitte nutzen Sie für die Anmeldung im DAZ-Dasboard den in der Mail angegebenen Username.

Screenshot des DAZ Passwort Reset Fensters

Startansicht

Screenshot der DAZ Dashboard Ansicht für die Belegverfolgung

In der Standardansicht werden die Dokumente nach der Dokumenten ID geordnet. Diese wird vom System automatisch vergeben nachdem eine Nachricht eingegangen ist. Durch die Eintragung von Suchfiltern kann die Auswahl eingeschränkt werden. Spaltengröße kann geändert werden in dem man auf die Spaltentrennlinien klickt und linke Maustaste gedrückt hält.

Je nach Nachrichtenart kann es sein, dass nicht jeder Benutzer die Daten sehen darf. Daher sind nur Benutzer mit dem Kennzeichen "Confidential" dazu berechtigt sich die entsprechende Verarbeitungshistorie und Daten anzusehen. Kenntlich gemacht wird dies am Belegeintrag durch ein durchgestrichenes Auge.

Confidential Symbol im Belegeintrag

Sortierfolge

Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Beispiele für den Umgang mit dem Dashboard geben. Die angezeigten Spalten können mit gedrückter linker Maustaste verschoben werden.

Durch klicken auf auf den Pfeil, rechts neben der Feldbeschreibung kann zwischen aufsteigend und absteigend sortiert werden. Filter können aufgebaut werden. So zum Beispiel erst den Empfänger eingrenzen, dann das Datum, dann den Prozess etc. Damit erhält man die Möglichkeit sich sehr schnell einen Überblick zu verschaffen.

Screenshot Dokumenten Nummer Filter aufsteigend Aufsteigende Sortierung (am Beispiel der Belegnummer)

 Screenshot Dokumenten Nummer Filter absteigendAbsteigende Sortierung (am Beispiel der Belegnummer)

Screenshot Auswahl der Sortierfelder Halt man die Strg.-Taste gedrückt, kann die Reihenfolge der Sortierfelder gewählt werden.

Screenshot Erstelldatum Anzeigen aller Belege vom Juli 2020

Screenshot Beispiel ErstelldatumAnzeige aller Belege vom 30.07.2020

Screenshot Anzeige von Rechnungen und GutschriftenAnzeige von Rechnungen / Gutschriften

Screenshot Anzeige von BestellungenAnzeige von Bestellungen

Screenshot Anzeige von Dokumentennummer Suchen einer bestimmten Dokumenten-Nr. (Bestellnummer, Rechnungsnummer, etc.)

Historie

Im Dashboard kann die Verarbeitung sowie die temporären Formate eingesehen werden. Hierzu ist die Baumstruktur durch klicken auf das Pluszeichen aufzuklappen. Es zeigt sich dann die Verarbeitungshistorie des Belegs. Sollte vor dem Belegeintrag ein durchgestrichens Auge anstatt eines Pluszeichens zu sehen sein, dann sind die verarbeiteten Daten als Confidential deklariert. Um diese sehen zu dürfen muß auch Ihre Benutzer die Berechtigung Confidential besitzen.

Screenshot Verarbeitung der Formate                                                                                                               

Erklärung:
Anbei ein typischer Verlauf einer Datenverarbeitung.

  • 15:32 Uhr u. 14 Sek., Empfang der Übertragungsdatei
  • 15:32 Uhr u. 25 Sek., starten der Konvertierung in das  Neutrale-Mitte-Format (Entkopplung ERP-Prozess / Partnerformat) 
  • 15:32 Uhr u. 33 Sek., Anreicherung der Daten gemäß (wurde so mit dem Kunden besprochen)
  • 15:32 Uhr u. 39 Sek., starten den Konvertierung ins Ziel-ERP-Format des Kunden
  • 15:33 Uhr u. 08 Sek., Daten wurden zum Kunden übertragen, bzw. ins FTP-Verzeichnis gestellt zur Abholung durch den Kunden.

Die aufgenommene Datei steht am Beginn der Zeile, dahinter unter "Ausgeführter Prozess) der Verarbeitungsschritt. Das Ergebnis hierbei findet sich dann am Beginn der nächsten Zeile.

Daten anzeigen

Um zu sehen wie die Daten in den einzelnen Prozessschritten aussehen kann auf das Datei-Icon geklickt werden. Diese wird dann in einer neuen Fensterbox angezeigt.

Screenshot Datenansicht einzelner Prozesschritte Typische EDIFACT Nachricht      Die Anzeige einer EDIFACT-Struktur kann segmentweise erfolgen. Hierzu den Button "EDIFACT" drücken, dann wird die Datei umgebrochen.

Screenshot Segment Ansicht

Mit den Download-Button kann die Datei dann heruntergeladen oder in einem entsprechenden Editor geöffnet werden.

 

Dashboard Facts:

  • Übersicht auf Einzelbelegebene
  • Suchfunktionen je Spalteneintrag
  • Sucheinträge können mit Wildcards versehen werden
  • Archiv u. Verarbeitungshistorie kann eingesehen werden
  • Belege können an jedem Punkt angesehen und heruntergeladen werden

 

Dashboard Status:

  • MBX-WRK   (Mailbox Work)
    Daten werden aus einem allgemeingültigen Weg (z.B. Telebox, AS2, ....) empfangen.
  • MBX-FIN   (Mailbox Final)
    Eingehende Daten werden aufgrund der Inhalte dem Partner zugeordnet. Dies bei nahezu allen nicht partnerspezifizierten Kommunikationsarten wie Telebox, AS2 etc.
  • CNV-NM   (Conversion Neutrale Mitte)
    Das eingehende Format wurde analysiert und wird nun in das XML-Format der Neutralen-Mitte (NM) umgewandelt. Die NM stellt die
    Entkopplung zwischen den Prozessen unserer Kunden (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen des ERP-Systems) und dem Format dar
    welches der Partner nutzt. Hier sind alle identischen Nutzdaten auch identisch dargestellt wie z.B. Adresse des Bestellers, Artikelnummern etc.
  • CNV-ERR   (Conversion Error)
    Fehler in der Konvertierung
  • CNV-KIS od. CNV-INFORM3  (Convert Zielformat)
    Hier findet die Konvertierung aus der neutralen Mitte in das Zielformat unsere Kunden statt wie z.B. CNV-KIS für die Konvertierung Richtung
    der oxaion KIS-Schnittstelle oder CNV-INFORM3 für das Infor M3 System.
  • COR-ENR   (Correlation Enrich)
    Bedeutet , dass Daten angereichert werden über entsprechenden kundenspezifische Tabellen wie z.B. GLN etc. Hier wird
    in den Kundenprozessen im DAZ alles angereichert um die weitere Verarbeitung zu gewährleisten.
  • CFG-ERR   (Configuration Error)
    Die geforderte Zustellbestätigung ist auch nach Ablauf der Zeit nicht eingetroffen.
  • COR-WAT   (Correlation Wait)
    Die vorliegenden Daten warten auf die zeitgesteuerte Weiterverarbeitung (z.B. wenn Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammengenommen oder dann erst weitergereicht werden sollen)
  • COR-MGR   (Correlation Multiple Group Rechnung)
    Rechnungslisten werden auf Basis der gelieferten Informationen oder aus den Einzelbelegen erstellt.
  • SND-OK   (Send in Ordnung)
    Die Daten wurden fehlerfrei versendet, eine Zustellbestätigung wird nicht erwartet.
  • SND-PND   (Send Pending)
    Die Daten wurden fehlerfrei versendet aber die Zustellbestätigung des Empfängers (z.B. Telebox, AS2-MDN, etc) liegt noch nicht vor.
  • SND-ERR   (Send Error)
    Daten konnten nicht versendet werden z.B. AS2-Zertifikatsfehler etc.

Inhalte der Spalten:

  • Dokumenten ID
    Eindeutige vom DAZ vergebene ID für jeden einzelnen Beleg. Auch wenn in einer physischen Übertragungsdatei mehrere Dokumente übergeben werden,  werden diese separiert und jedem einzelnen Beleg wir eine ID zugeordnet.
  • Status
    Status der Verarbeitung (Siehe oben)
  • Dokumentennummer
    Dies enspricht der Belegnummer, also bei Bestelungen ist dies die Bestellnummer, bei Rechnungen die Rechnungsnummer etc.
  • Sender ID
    Kennung wie der Datensender im DAZ heißt (wird vom eM-DAZ vergeben)
  • Sendername
    Textliche Erläuterung des Datensenders, in der Regel der Firmenname (wird von eM vergeben)
  • Empfänger ID
    Kennung wie der Datenempfänger im DAZ heißt (wird vom eM-DAZ vergeben)
  • Empfängername
    Textliche Erläuterung des Datenempfängers, in der Regel der Firmenname (wird von eM vergeben)
  • Dokumententyp
    Beschreibt in der Regel das Fromat der Quelldatei (Auslöser des Prozesses).
  • Prozess
    Hier werden die EDIFACT Nachrichtennamen verwendet um den Geschäftsprozess zu benennen.
    PRICAT = Artikelstammdaten
    ORDER = Bestellungen
    ORDCHG = Besstelländerung
    ORDRSP = Bestellbestätigungen
    DESADV = Lieferscheine
    INVOIC = Rechnungen
    REMADV = Zahlungsavise
    SLSRTP = Abverkaufsdaten
    INVRPT = Inventur / Bestandsdaten
    PAYMUL = Überweisungen
    FINSTA = Kontoauszüge
    ...
  • Erstelldatum
    Datum wann die zu verarbeitende Nachricht im DAZ angekommen ist.
  • Erstellzeit
    Uhrzeit wann die zu verarbeitende Nachricht im DAZ angekommen ist.
  • Änderungsdatum
    Datum wann mit der Nachricht zuletzt gearbeitet wurde.
  • Änderungszeit
    Uhrzeit wann mit der Nachricht zuletzt gearbeitet wurde.
  • Kommunikationstyp eingehende
    Physischer Kommunikationsweg über den die Nachricht im DAZ ankam.
  • Senderkennung beim Sender
    Kennung innerhalb der Nutzdaten wie der Datensender sich selbst innerhalb der Nachricht nennt.
  • Empfängerkennung beimi Sender
    Kennung innerhalb der Nutzdaten wie der Datensender den Datenempfänger innerhalb der Nachricht nennt.
  • Kommunikationstyp ausgehend
    Physischer Kommunikatioinsweg über den die Nachricht aus dem DAZ versendet wurde.
  • Senderkennung beim Emfpänger
    Kennung innerhalb der Nutzdaten wie der Datenemfpänger den Datensender innerhalb der Nachricht nennt.
  • Empfängerkennung beim Empfänger
    Kennung innerhalb der Nutzdaten wie der Datenempfänger sich selbst innerhalb der Nachricht nennt.

 

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