Im konventionellen Supply Chain Management per Papier, via E-Mail oder durch intransparente Insellösungen entsteht schnell ein unübersichtliches Datenchaos, was leicht zu Verzögerungen und Fehlern führen kann: Wichtige Sonderwünsche des Kunden gehen verloren oder die E-Mail mit einer eiligen Bestellung wird übersehen. Im ungünstigen Fall endet das Ganze in Unzufriedenheit beim Kunden und führt zu Frustration im eigenen Betrieb.
Elektronische Datenübertragung entlang der Supply Chain ist für viele Unternehmen nicht nur von Vorteil, sondern vor allem im täglichen Umgang mit der steigenden Datenflut ein absoluter Gamechanger. Gerade im internationalen Business sind EDI-Systeme heutzutage kaum noch wegzudenken.
Wie Sie mit EDI Ihr Supply Chain Management digitalisieren und damit nachhaltig Ihre Prozesse entlang der Lieferkette optimieren, lesen Sie im nachfolgenden Blogartikel.
Was ist EDI?
EDI (= Electronic Data Interchange) beschreibt ein System zur elektronischen Datenübertragung, welches häufig bei der Digitalisierung und Automatisierung von logistischen Prozessen, dem Supply Chain Management, zum Einsatz kommt. Das Ziel dabei ist eine maximale Rationalisierung und Verschlankung der entsprechenden Geschäftsprozesse.
Wie unterstützt EDI bei der Optimierung des Supply Chain Managements?
Der Einsatz elektronischer Systeme zur Datenübertragung führt langfristig zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Die Energien der an der Lieferkette beteiligten Unternehmen und Instanzen können auf das Wesentliche fokussiert, statt durch vermeidbare Probleme verschwendet zu werden. Gerade bei langen Lieferketten mit vielen Lieferanten oder Zulieferern, die in einer starken Abhängigkeit zueinanderstehen und vielleicht auch noch international verstreut sind, ergeben sich komplexe logistische Prozesse. Diese können mittels EDI systematisiert und optimiert werden.
Wie funktioniert die elektronische Datenübertragung entlang der Supply Chain?
Mithilfe von EDI wird eine Schnittstelle realisiert, mit der Daten automatisiert und standardisiert zwischen den Teilnehmern einer Lieferkette ausgetauscht werden können, z. B. zwischen Lieferanten oder Zulieferern. Der jeweilige Nutzer, also zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer, muss nur noch inhaltliche Daten wie die Bestellmenge oder den Rechnungsbetrag manuell eingeben – den Rest erledigt die Software mit wenigen Klicks.
Einmal aufgesetzt, benötigen moderne EDI-Systeme kaum noch menschliches Zutun und laufen nahezu oder gar vollständig automatisiert: Bestellungen, Rechnungen und andere Dokumente können per EDI in Echtzeit mit reduziertem Risikopotenzial zum Datenverlust oder der Fehlinterpretation von Information zwischen den beteiligten Parteien entlang der Supply Chain ausgetauscht werden.
Andere im Unternehmen eingesetzte Systeme, wie zum Beispiel ERP-Software (Enterprise Ressource Planning), können an das EDI-System angebunden werden, um einen nahtlosen Datentransfer in umgebende Softwaresysteme, wie z. B. die Warenwirtschaft, zu gewährleisten und den manuellen Aufwand weiter zu reduzieren.
Welche Vorteile haben EDI-Systeme für die Lieferkette?
Neben der einfachen Bestellungs- und Rechnungserstellung lassen sich durch EDI-Systeme noch viele weitere logistische Geschäftsprozesse digital abbilden und vereinfachen.
EDI-Systeme werden auch dazu genutzt, lager- und produktionsrelevante Daten standardisiert an Geschäftspartner zu übertragen. Beispielsweise können Lieferanten den zu beliefernden Kunden per digitalem Lieferavis im Voraus wissen lassen, welche Waren wann geliefert werden, sodass dieser sein Lager und weitere beteiligte Ressourcen darauf vorbereiten kann. So können auch die verfügbaren Produktionskapazitäten, wie z. B. Maschinen, die für die Weiterverarbeitung der gelieferten Güter benötigt werden, bereits eingeplant und zeitlich koordiniert werden.
Außerdem können belieferte Unternehmen die erhaltenen Daten dazu nutzen, nach Eintreffen der Bestellung zu überprüfen, ob die gelieferten Artikel mit jenen übereinstimmen, die vorher durch den Lieferanten angekündigt wurden.
Durch die deutlich schlankeren, optimierten und transparenteren Prozesse, die durch den Einsatz von EDI entlang der Supply Chain ermöglicht werden, lassen sich auch Produktionskonzepte wie Just-in-time (JIT) und Just-in-sequence (JIS) in die Realität umsetzen.
Wie sicher ist die Datenkommunikation von EDI?
EDI gewährleistet eine hohe Datenintegrität mittels verschlüsselter Übertragung von Daten zwischen Geschäftspartnern. Für den elektronischen Datenaustausch hat sich vor allem das AS2-Protokoll, das auf http basiert, zur sicheren Datenübertragung durchgesetzt. AS2 umfasst sowohl eine Verschlüsselung als auch ein digitales Zertifikat. Dadurch erfolgt die Datenkommunikation sicher, nachverfolgbar, kostengünstig und schnell über das Internet.
Welche EDI-Lösungen eignen sich für den Einsatz entlang der Supply Chain?
Während man früher aufwändige EDI-Systeme implementierte, tendieren Unternehmen heute immer mehr in Richtung Outsourcing und cloudbasierte Lösungen. So finden auch Betriebe, die beispielsweise nicht über viel eigenes EDI-Know-how verfügen oder selbst nur eine kleine IT-Abteilung haben, den Einstieg in die elektronische Datenübertragung und profitieren von den Vorteilen moderner EDI-Systeme.
EDI aus der Cloud
Zusätzlich zur Optimierungsleistung, die durch die Einführung eines EDI-Systems entsteht, werden durch das Outsourcing an externe, spezialisierte Dienstleister, weitere interne Ressourcen eingespart. Neben einer hohen Skalierbarkeit sind mit „EDI as-a-service“ auch eine schnelle Einsatzfähigkeit und Funktionstüchtigkeit deutlich wahrscheinlicher als mit einer im eigenen Unternehmen implementierten Lösung – wodurch der Nutzen des neuen Systems deutlich schneller spürbar und messbar wird.
Weiterhin wird das EDI-System vom Dienstleister auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten. So sind Servicenehmer zukunftssicher gegenüber Mitbewerbern aufgestellt. Überalterung der genutzten Software und damit verbundene Sicherheitseinbußen gehören mit Cloud-Lösungen der Vergangenheit an.
Der Provider sorgt meist auch dafür, dass ihre Systeme leicht mit denen von anderen Anbietern kompatibel sind, wodurch für Unternehmen ein zusätzlicher Vorteil im Mitbewerbermarkt entsteht – denn kompatible Systeme öffnen auch die Tür für neue Geschäftspartner.
EDI on-premise
On-premise-Lösungen elektronischer Datenübertragungssysteme bieten Vorteile an anderer Stelle: Die geringere Provider-Abhängigkeit und flexiblere Anpassung auf hoch spezialisierte Datenstrukturen des eigenen Unternehmens. Alle Daten bleiben auf der eigenen oder gemieteten Hardware, wodurch ein höheres und besser zu kontrollierendes Sicherheitsniveau entsteht, was vor allem für sensible Unternehmensdaten eine Priorität darstellen kann. Dies kann für Unternehmen im Bereich von Life-Science oder im Pharma-Umfeld von Bedeutung sein.
Für größere Unternehmen mit einer personell und in Hinblick auf die IT-Infrastruktur gut ausgestatteten IT-Abteilung kann es sich also unter Umständen auch lohnen, ein eigenes EDI-System zu implementieren. Allerdings gibt es mittlerweile auch hybride Modelle, durch die man die Vorteile eines Cloud-basierten Systems mit denen der Inhouse-Variante kombinieren kann.
Fazit
Die detailgetreue Planung mittels EDI von entscheidenden Unternehmensprozessen entlang der Lieferkette, darunter Logistik, Lager, Produktion, führt bei guter Umsetzung langfristig zu beachtlichen Kosteneinsparungen und zu einer maximal effizienten und sparsamen Nutzung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen.
Logistische Geschäftsprozesse, die früher aufwändig waren und eine hohe Fehleranfälligkeit bei lückenhaften Daten aufwiesen, lassen sich durch EDI deutlich optimieren und in ihrer Effizienz steigern. Die Übertragung der Daten, die für eine erfolgreiche Supply Chain notwendig sind, kann mit EDI in Verbindung mit Protokollen wie AS2 kostensparend und sicher über das Internet erfolgen. Ob „on premise“, als Dienstleistung aus der Cloud oder hybrid: Vor allem für Unternehmen, die im produzierenden oder verarbeitenden Gewerbe tätig sind, ist EDI ein fester Bestandteil der täglichen Geschäftsprozesse entlang der Lieferkette und für die Performance und Wettbewerbsfähigkeit unverzichtbar.
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